WILLKOMMENSPAKET MIT LOKALER SIM-KARTE

02.08.2016 Reisesicherheit

Der deutsche Mittelstand hat längst die Welt für sich entdeckt. Immer mehr KMUs unterhalten Joint Ventures im Ausland oder bauen gar eigene Niederlassungen auf. Andere wiederum entsenden ihre Ingenieure und andere Techniker zu monatelangen Einsätzen, und Vertriebler sind rund um den Globus unterwegs. Sie alle führt der Weg nicht immer in verhältnismäßig sichere Gegenden, sondern immer öfter auch in Krisen- und Risikogebiete.

Auch wenn die Sicherheitssensibilität zugenommen hat, kommt nicht jedes Unternehmen seiner Fürsorgepflicht angemessen nach, entweder aus Nachlässigkeit oder um Geld zu sparen. Beides sollten sich Firmenchefs lieber zweimal überlegen – denn sie sind im Fall der Fälle persönlich in der Haftung. Im Folgenden ein paar Tipps für Expatriates zum Verhalten in schwierigen Regionen.

Auch wenn die folgenden Ausführungen bei weitem nicht umfassend genug sind, um der Fürsorgepflicht nachzukommen, so handelt es sich doch um minimale Mindeststandards, die Arbeitgeber unbedingt zu beachten haben:

  • Informieren Sie Ihre Geschäftsreisenden über mögliche Risiken im Einsatzland.
  • Dokumentieren Sie, dass Sie Ihre Mitarbeiter informiert haben.
  • Halten Sie nach, dass sich Expatriates zum Beispiel im „ELEFANT“-System der Botschaften eintragen und sich an Regeln und Vorgaben des Unternehmens halten.

Essentiell für das Unternehmen ist es, sich dessen sicher sein zu können, seine Mitarbeiter gut vorbereitet in den Auslandseinsatz entsendet zu haben und dass Abläufe greifen, mit denen sich ein Notfall schnell und professionell bewältigen lässt.

Reisevorbereitungen

Für einen Ingenieur beispielsweise steht die technische Arbeit an erster Stelle. Kenntnisse über das Zielland, die örtlichen Besonderheiten und spezifischen kulturellen und gesellschaftlichen Gegebenheiten rücken mental meist in den Hintergrund. Das Länderinformationsportal der staatlichen deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) stellt dafür umfassende Informationen zur Verfügung, die einen Einblick in den Alltag und die kulturellen Besonderheiten geben und diese Lücke schließen können (http://liportal.giz.de). Weiterhin benötigen die Reisenden Informationen über die aktuelle Sicherheitslage. Die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes geben erste Hinweise, sind in der Regel jedoch nicht ausreichend. Nach Ankunft im Land sollten sich die Expatriates in der deutschen Botschaft vorstellen und sich dort über die aktuelle Lage im Land informieren.

Die Reise

Während der Reise kann man sein persönliches Risiko mit relativ wenig Aufwand reduzieren, wenn man sich an ein paar Grundregeln hält. Dazu gehört, keine auffällige Kleidung zu tragen oder solche, die auf „wohlhabende Geschäftsleute“ schließen lassen. Hierbei sind lokale und kontextangepasste Kleidungsstile zu beachten. Kurze Hosen können in konservati islamischen Ländern unter Umständen zu interkulturellen Konflikten führen und den Zorn von Einheimischen auf sich ziehen. Die Markierung von Koffern oder Gepäck sollte nicht mit der privaten, sondern mit der Firmenadresse ausgezeichnet sein und nur die Initialen des Reisenden enthalten. Das verhindert, dass man von potenziellen Kriminellen direkt mit Namen angesprochen wird, das üblicherweise sofort zu einem gewissen Grundvertrauen führt. Der Reisende sollte sich auch vorab über die erlaubten Importgüter informieren. In einigen Ländern ist es verboten, Alkohol einzuführen. Es kommt nicht selten vor, dass nach der Immigration das gesamte Gepäck noch einmal geröntgt wird, um verbotene Güter zu ermitteln.

Im Einsatzland angekommenen, sollte es bereitseine feste Prozedur geben, die die Abholung vom Flughafen regelt. Dabei sollte ein bekannter oder überprüfter Fahrer an einem vorab vereinbarten Treffpunkt warten. Er und der Geschäftsreisende sollten das Konterfei und die telefonischen Kontaktdaten des jeweils anderen kennen. Ein Firmen- oder Namensschild wird in den meisten Ländern heute nicht mehr am Flughafen hochgehalten, um auch diese Information nicht publik zu machen. Erfahrungen haben gezeigt, dass die Übergabe eines „Willkommenspakets“ durch den Fahrer zum subjektiven Gefühl von Sicherheit für den Reisenden beiträgt. Es wird empfohlen, das Willkommenspaket mit einer lokalen SIM-Karte, den wichtigsten Kontakt- und Notfallkontaktdaten der eigenen Niederlassung, der deutschen Botschaft und der lokalen Behörden sowie eine Überblickskarte des Ankunftsorts auszustatten. Ebenso sollte eine Ankunftsmeldung des Reisenden bei der Firmenzentrale vereinbart werden.

Nach der Ankunft in der Niederlassung oder im Hotel sollte, soweit vorhanden, ein Sicherheitsbriefing stattfinden. Dieses sollte die häufigsten Risiken sowie die vereinbarten Notfallabläufe enthalten. Dem Reisenden sollte bekannt sein, was er im Not- und Krisenfall zu tun hat, wen er kontaktieren muss und wo er Unterstützung und Hilfe bekommt. Dies können die deutsche Auslandsvertretung, andere deutsche Unternehmen oder auch die deutschen staatlichen Organisationen sein. Es lohnt auf jeden Fall, einen Vertreter auch mal persönlich zu treffen, um Informationen auszutauschen und wertvolle Hinweise zu erhalten.

Des Weiteren sollten alle wichtigen Reisedokumente als Farbkopien mitgeführt und als Scan im Unternehmen hinterlegt sein. Das erleichtert bei Diebstahl oder Verlust die Ausstellung von Ersatzdokumenten durch die deutschen Botschaften.

Autor Matthias Wagner ist seit 2012 in der Krisenleitstelle und COPE der Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in Eschborn tätig und berät zu Aufbau und Weiterentwicklung von Sicherheits- und Risikomanagement-Systemen im Auslandseinsatz, im Besonderen in Hochrisikoländern und fragilen Kontexten. Zuvor leitete er drei Jahre das GIZ Risk Management Office in Kabul.

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